○南部水道企業団文書取扱規程
昭和47年5月15日
規程第4号
(趣旨)
第1条 この規程は、南部水道企業団(以下「企業団」という。)の文書の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。
(文書取扱いの原則)
第2条 文書の取扱いは、正確かつ迅速に行い、常に事務能率の向上に役立つようにしなければならない。
(文書取扱主任)
第3条 課に文書取扱主任を置く。
2 課長は、当該課の職員の中から文書取扱主任を指名するものとする。
3 前項の文書取扱主任は、これを企業長に報告しなければならない。
(文書取扱主任の職務)
第4条 文書取扱主任は、次に掲げる事務を処理する。
(1) 文書の収受及び配布に関すること。
(2) 文書の発送に関すること。
(3) 文書の審査に関すること。
(4) 文書の整理に関すること。
(5) 文書処理の促進、改善及び指導に関すること。
(6) 文書処理簿の管理に関すること。
(7) 完結文書の編さんに関すること。
(簿冊の種類)
第5条 文書処理のため次の簿冊を置く。
(1) 総務課に備える簿冊
ア 文書件名簿(様式第2号)
イ 文書配布簿(様式第3号)
ウ 親展文書配布簿(様式第4号)
エ 電報配布簿(様式第5号)
オ 金券送付簿(様式第6号)
カ 特殊郵便物配布簿(様式第7号)
キ 文書送達簿(様式第8号)
ク 文書郵送簿(様式第9号)
(2) 各課に備える簿冊
ア 文書処理簿(様式第10号)
イ 庁内文書配布簿(様式第11号)
ウ 文書送達簿(様式第8号)
(文書の記号及び番号)
第6条 文書の記号及び番号は、企業団の略称を冠し、主管課の頭字及び番号を付するものとする。
2 文書の番号は、暦年によるものとし、同一事件についてはその年に限り完結するまで同一番号を用いるものとする。ただし、年内に完結しない事件については、翌年におけるそれぞれの事件に関する最初の文書の施行又は収受の際に新たに番号を付け替えるものとする。
(到達文書の取扱い)
第7条 企業団に到達した文書は、総務課において収受し、次により取り扱わなければならない。
(1) 親展文書その他開封を不適当と認められるものを除くほか、全てこれを開き、文書受付印(様式第1号)を押し、文書件名簿に記入の上速やかに主管課に配布しなければならない。ただし、通知書、案内書その他これに類する軽易な文書は文書配布簿により、新聞雑誌、冊子等これに類するものは記録を省略して配布する。
(2) 親展文書(機密文書を含む。)は、その封皮に文書受付印を押し、親展文書配布簿に記入の上受信者に配布しなければならない。
(3) 金券、金券添付の文書、現金、小為替又はこれに類するものは、金券送付簿に記入の上企業出納員に送付しなければならない。
(4) 審査請求その他到達日時が権利の得失に関係ある文書は、収受した日時を明記し、取扱者が押印の上第1号の例により配布しなければならない。
(5) 電報は、電報配布簿に記入し、受信者に配布しなければならない。
(6) 書留、速達及び物品は、特殊郵便物配布簿に記入し、受信者に配布しなければならない。
(主管課における収受文書の取扱い)
第8条 課において文書の配布を受けたときは、文書取扱主任は当該課の受付印(様式第1号)を押し、文書処理簿に記入し、課長又は受信者に配布しなければならない。ただし、新聞、雑誌、冊子その他これに類するものは、記帳を省略することができる。
2 配布された文書でその主管に属しないものは、文書取扱主任は、理由を付して総務課に返付しなければならない。
(処理の原則)
第9条 文書の処理は、全て主管課が中心となり、絶えず文書の迅速な処理を図り、その案件が完結するまでその経過を明らかにしておかなければならない。
(重要文書の供覧)
第10条 収受文書のうち、次の各号のいずれかに該当するものは、速やかに供覧の手続をとらなければならない。
(1) 緊急に企業長に供覧する必要があるもの
(2) 重要な文書で上司の指揮を受けて処理する必要があるもの
(文書の起案)
第11条 文書の処理案は、起案用紙を用い、次の各号により作成しなければならない。ただし、定例又は軽易なものは一定の簿冊又は文書の余白に記載し、決裁を受けることができる。
(1) 文書には、全て件名を付し、処理の理由、説明及び経過を述べ、関係文書、参考資料等を添付しなければならない。
(2) 関連事項は、支障のない限り一括して起案する。
(3) 2以上の課に関係があるときは、最も関係の深い課で起案し、関係課に合議する。
(4) 同一事件で回議を重ねるものは、その完結に至るまで、関係文書を添付しなければならない。
(5) 文書中加除訂正をしたときは、その箇所に認印を押さなければならない。
(6) 急を要するものは起案用紙の右上部に「至急」と朱書し、機密に属するものは「秘」の文字を朱書した袋に納めなければならない。ただし、特に説明を要するものは、課長又は起案者が持参して決裁を受けなければならない。
(7) 庁内文書には職名を用い、氏名及び敬称は省略する。
(8) 文書の処理は、全て企業長の決裁を経なければならない。
(9) 発送文書は、企業長名又は企業団名を記載する。ただし、軽易なものは、この限りでない。
(代決文書の後閲)
第12条 企業長が事故のため代決された文書は「後閲」と記入し、事後企業長に閲覧を受けなければならない。
(合議文書の取扱い)
第13条 起案者から合議を受けたときは、速やかに処理しなければならない。ただし、調査その他の事由により処理に日時を要するときは、その旨を起案者に通知しなければならない。
2 合議を受けた事項について意見が整わないときは、企業長の指示を受けなければならない。
3 決裁後再回を要するものは、起案用紙の欄外に「要再回」と明示しなければならない。
4 合議した文書でその後起案の趣旨が変更され、又は否定されたものは、その旨を合議済の主管課長に通知しなければならない。
(法令等の取扱い)
第14条 法令、指令、通ちょう等で例規の制定又は改廃に必要あるときは、総務課において、その写しを作成し、関係課に送付しなければならない。
(完結文書の処理)
第15条 完結した文書は、速やかに当該主管課の文書取扱主任に引き継がなければならない。
(発送事務の統一)
第16条 文書の発送は、総務課において行う。ただし、総務課長が指定する主管課及び特別の必要がある場合は、この限りでない。
(発送文書の取扱い)
第17条 発送文書は、次の各号により処理しなければならない。
(1) 文書の浄書及び校合は、主管課において行い、文書処理簿に所要事項を記入の上、原議と共に総務課長に送付しなければならない。
(2) 総務課長は、前号の文書の送付を受けたときは、原議と照合契印の上、公印を押し、その原議は処理年月日を記入して担当者に返付しなければならない。
(3) 文書のうち郵送を必要とするものは文書郵送簿に記入し、その他の物は文書送達簿に記入し、送達しなければならない。ただし、送達する文書は、受領者の認印を受けなければならない。
(郵便切手等の払出)
第18条 文書発送に使用する郵便切手又は郵便はがきを払出するときは、郵便切手等払出簿(様式第12号)に記入押印の上、総務課に請求するものとする。
(完結文書及び簿冊の整理)
第19条 文書取扱主任は、完結文書の引継ぎを受けたときは、次の各号により整理しなければならない。
(1) 編さんは暦年によるものとし、会計年度による必要のあるものは会計年度による。
(2) 年又は年度を超えて処理した事業は、その完結した年又は年度とする。
(文書の完結)
第20条 文書の完結の日は、次の各号による。
(1) 公示文書及び令達文書は、所定の手続により公布し、又は施行されたとき。
(2) 照会、許可申請等の往復文書は、それ等に対し回答、許可、不許可の指令等が、発送され、又は到達されたとき。
(3) 伺、復命書、届等で上司の決裁を必要とするものは、その決裁が終わったとき。
(4) 契約関係の証拠書類は、当該事件が完結したとき。
(保存種別及び保存期間)
第21条 文書の保存種別及び保存期間は、次のとおりとする。
第1種 永久
第2種 10年
第3種 1年
2 第1種から第3種までのそれぞれに属する文書は、別表による。
3 文書の保存期限は、暦年によるものは完結した日の属する年の翌年1月1日、会計年度によるものは完結した日の属する年の翌年の4月1日からとする。
4 次の簿冊は、第1項の区分によらず、別に保存するものとする。
(1) 各種名簿及び台帳類は、永久保存
(2) 会計帳簿及び収支証憑書類は、10年保存
5 文書及び簿冊等は、主管課ごとに保存するものとする。
(廃棄の手続)
第22条 主管課長は、その管理に属する文書を廃棄しようとするときは、廃棄依頼書(様式第13号)を作成し、総務課長に送付しなければならない。
2 総務課長は、文書の廃棄依頼書の送付を受けたときは、企業長の決裁を経て、廃棄しなければならない。
附則
1 この規程は、昭和47年5月15日から施行する。
2 従前の規程により編さん保存中の文書は、この規程により編さんしたものとみなす。
附則(昭和51年規程第4―1号)
この規程は、昭和51年7月1日から施行する。
別表(第21条関係)
第1種
1 訓令及び例規となる通ちょう又はこれに準ずるもの
2 条例、規則、規程及びその関係書類
3 企業団議会の会議録及び議決書
4 財産、公の施設の設置及び廃止並びに取得処分に関する書類
5 事務引継に関する書類
6 出納検査に関する書類
7 起債関係書類
8 給水装置新設、増設及び改造等に関する書類
9 企業団の沿革を知るに足る統計その他の重要書類
10 前各号に掲げるもののほか、非常事件又は特殊の処分その他で将来の徴考例証となるもの
第2種
1年以上10年以内の保存を要すると認められるもの
第3種
1年を超える期間保存する要を認めないもの
